GDPR i Ordvärlden

GDPR är EU:s nya dataskyddsförordning från och med 25 juni 2018. Inför detta datum skickade jag följande e-brev till alla adressater i Ordvärldens in- och utkorg för e-post. Samtidigt passade jag på att rensa bort alla brev till och från inaktuella kontakter, och uppdatera lösenordet till datorn.

Malmö 2018-05-24

Hej alla vänner och kunder!

Lite info här i ett grupputskick med anledning av GDPR, de nya dataskyddsreglerna från EU som börjar gälla den 25 maj. Jag har bara andra företag, myndigheter, föreningar och organisationer som kunder men folk som jobbar där, och ordföranden i föreningar räknas också som privatpersoner säger EU så jag tänkte kort berätta om vad Ordvärlden vet om dig!
Jag skickar det här mailet till alla som just nu finns i Ordvärldens inkorg- och skickat-mappar.
Jag har inget särskilt kundregister där jag listar uppgifter, utan sparar istället i princip all e-post. Det gör att jag på ett lättöverskådligt sätt kan hitta uppgifter om vad vi diskuterat, kommit överens om och när vi gjorde det. Det kan handla om datum för en föreställning eller en deadline och vilket arvode vi bestämt. Här finns också de adressuppgifter du gett mig för att jag ska kunna skicka faktura efter att uppdraget är slut.
Ordvärlden har bara funnits i drygt två år så de äldsta e-breven är från januari 2016. Jag sparar även mail om slutförda uppdrag för att kunna gå tillbaka om ett uppdrag återkommer, till exempel en livesyntolkning på samma teater som jag tidigare haft föreställning på. Då är det lätt för mig att hitta uppgifter om vem jag pratade med och hur vi löste praktiska frågor. På det sättet slipper vi uppfinna hjulet en gång till. Har vi kommit överens om att jag får ge ditt telefonnummer eller mailadress till tredje part finns det då också skriftligt så vi båda har koll på vad som delas. Jag lämnar inte ut dina uppgifter till tredje part utan att be om lov.
Jag sparar också mina fakturor elektroniskt. Här finns postadresser till dig som beställt och fått en tjänst/text levererad av mig, men inga personnummer till privatpersoner. Och jag har inte någons kredit- eller bankkortsuppgifter över huvud taget.
Man får inte registrera känsliga uppgifter om hälsa men om du representerar en förening för synskadade ligger det lite i sakens natur att du har en synnedsättning och det är ju därför du anlitar mig som syntolk. Jag listar mina uppdrag på Ordvärldens hemsida på sidan för CV och jag berättar om dem på företagets facebooksida och detta berättar jag om i mina offerter.
Jag håller mina datorprogram uppdaterade och det krävs lösenord för att logga in på min dator – Ordvärldens enda dator. Jag har inga anställda som kan olovandes komma över mina elektroniska dokument och jag har ingen verksamhet utanför landets gränser. Jag har inte något nyhetsbrev eller beställningsformulär. Jag lägger inte upp personuppgifter eller bilder på Ordvärldens Facebook eller hemsida utan att fråga om lov. Det gjorde jag inte tidigare heller. På hemsidan finns just nu ett citat av en man som uppskattar mina syntolkningar, men hans godkännande är inhämtat för länge sedan!
Om du vill att jag inte ska spara just dina mail eller dina fakturor elektroniskt så hör av dig så löser vi det!
Trevlig sommar!
Helena Frank
Ordvärlden
Celsiusgatan 15B
212 14 Malmö
073-931 18 99
helena@ordvarlden.se
www.ordvarlden.se
www.facebook.com/ordvarlden